Politique d’acceptation des dons

En tant qu’organisme de bienfaisance sans but lucratif, l’Institut Vanier de la famille (« l’Institut Vanier ») est appelé à recevoir, de temps à autre, des dons de différents types et montants. L’Institut Vanier s’engage à adopter un comportement éthique et honnête, ainsi qu’à traiter les sympathisantes et sympathisants et les donatrices et donateurs avec le plus grand respect en tout temps.
Définitions
Dons
On entend généralement par « don », tout transfert volontaire de biens sans contrepartie de valeur pour la donatrice ou le donateur. L’Institut Vanier considère que le terme « donation » est assimilable au terme « don ».
Dons en nature
Le terme « don en nature » fait référence à un don effectué sous forme de biens autres qu’en espèces, à savoir des immobilisations, des biens amortissables et des biens à usage personnel. Il peut également s’agir d’intérêts résiduels, de droits quelconques, de licences, d’actions et de stocks d’une entreprise. Il ne s’agit toutefois pas d’un don de services.
Don de services
Les contributions sous forme de services ne peuvent être reconnues par la délivrance d’un reçu officiel. Un don doit impliquer un bien. Puisque les contributions sous forme de services (temps, compétences, efforts) ne constituent pas en soi des biens, ils ne répondent pas aux critères d’admissibilité.
Modalités
L’Institut Vanier accorde une grande importance à ses partenariats avec les secteurs public et privé, et accueille favorablement les dons qui soutiennent sa mission. Bien que l’Institut apprécie grandement la générosité des Anciennes et Anciens de l’Institut et de ses amis, il n’est pas toujours dans l’intérêt de l’Institut d’accepter un don.
Les principes suivants seront pris en compte avant qu’un don ne soit accepté par l’Institut Vanier :
- L’Institut Vanier est propriétaire et gestionnaire de l’ensemble des dons reçus, qu’ils soient destinés à l’Institut en général ou à des fins particulières. Bien que l’Institut accueille favorablement les dons qui soutiennent un projet en cours ou à venir, afin d’en maximiser la flexibilité, l’Institut préfère recevoir des dons non affectés qui peuvent être utilisés aux fins qu’il estime les plus appropriées, en fonction de ses priorités.
- Si la pratique de la gestion consiste à informer, à servir, à guider et à aider les donatrices et donateurs qui soutiennent les activités de l’Institut Vanier, elle ne doit jamais servir à leur mettre de la pression ou à les persuader indûment.
- Les donatrices et donateurs seront encouragés à discuter du don proposé avec des conseillères et conseillers juridiques, financiers ou fiscaux indépendants de leur choix, afin de recevoir des explications précises et exhaustives sur ce qu’implique leur don. Si une donatrice ou un donateur n’a pas accès à de tels conseils, l’Institut Vanier lui fournira une liste de conseillères et conseillers juridiques, financiers et fiscaux qualifiés parmi lesquels elle ou il pourra choisir. Dans tous les cas, les coûts encourus pour de tels services devront être assumés par les donatrices et donateurs.
- Les coûts liés aux dons, comme les expertises, les commissions sur les biens immobiliers, les taxes et les frais juridiques relatifs à l’acceptation, à l’entretien, à la gestion ou à la revente d’un don de biens, seront généralement à la charge de la donatrice ou du donateur, à moins que l’Institut Vanier n’accepte, en vertu d’un accord préalable, d’assumer la responsabilité d’une partie des coûts. Dans certains cas, la fondation couvrira ces coûts, conditionnellement à l’approbation du conseil d’administration.
Tous les dons acceptés par l’Institut Vanier doivent :
- être conformes à l’orientation stratégique globale, à la mission, à la vision et aux valeurs de l’Institut. Les dons d’organismes affiliés à l’Institut par le biais d’accords formels, notamment les partenariats ou les contrats d’affiliation, sont soumis à la politique d’acceptation des dons de l’Institut et aux procédures connexes;
- permettre une vérification diligente raisonnable et mener à des résultats qui reflètent les valeurs et l’intégrité de l’Institut. Tous les dons doivent suivre le processus d’approbation approprié et être accompagnés de l’approbation et des documents justificatifs à l’appui;
- être liquidés sur réception, dans le cas de titres négociables, à moins que la conservation de ces titres ne soit conforme à la politique de placement de l’Institut et acceptée par le gestionnaire de placements.
Les dons ne seront pas acceptés par l’Institut Vanier :
- s’ils compromettent l’intégrité ou l’autonomie de l’Institut;
- s’ils comportent des restrictions d’utilisation imposées par la donatrice ou le donateur qui s’avèrent incompatibles avec la mission de l’Institut ou les exigences de l’Agence du revenu du Canada;
- s’ils proviennent d’une personne ou d’une entité impliquée dans des activités incompatibles avec le mandat, la vision ou les valeurs de l’Institut Vanier;
- si la réputation ou les activités commerciales de la donatrice ou du donateur risquent d’entacher la réputation de l’Institut;
- s’ils comportent un risque ou imposent un fardeau financier, ou s’ils nécessitent des dépenses outrepassant les ressources de l’Institut (p. ex. des titres invendables, inaccessibles et inappropriés, voire susceptibles d’engager la responsabilité de l’Institut);
- s’ils obligent l’Institut à accorder une attention particulière à la candidature de la donatrice ou du donateur ou à toute personne désignée par la donatrice ou le donateur en matière d’emploi.
Rôles et responsabilités
La directrice générale, en concertation avec le conseiller juridique et les gestionnaires de placements de l’Institut Vanier, est autorisée à négocier des ententes en matière de dons avec des donatrices et donateurs potentiels conformément aux lignes directrices énoncées dans la présente politique.
Procédures opérationnelles
- La directrice générale est autorisée à négocier des ententes en matière de dons avec des donatrices et donateurs potentiels. Les documents finaux doivent être signés conformément à la politique sur la délégation du pouvoir décisionnel de l’Institut.
- Toutes les ententes planifiées en matière de dons devant être signées par l’Institut doivent d’abord être approuvées, quant à leur forme, par le conseiller juridique de l’Institut. Lorsque la même entente, en substance, est utilisée à plusieurs reprises, seul le contrat type doit être approuvé.
- L’Institut Vanier préservera la confiance de ses donatrices et donateurs en s’assurant que les fonds soient dépensés aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon la désignation de la donatrice ou du donateur, conditionnelle à l’approbation de l’Institut, au moment où le don a été fait. La direction tiendra des registres appropriés et fera tout en son pouvoir pour rendre des comptes à l’ensemble des donatrices et donateurs.
- La directrice générale est entièrement responsable de remettre des reçus fiscaux pour l’ensemble des dons de bienfaisance reçus par l’Institut Vanier. Le traitement des dons sera effectué conformément aux souhaits de la donatrice ou du donateur, aux politiques de l’Institut, aux règlements de la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada régissant les organismes de bienfaisance ainsi qu’aux lignes directrices de l’Agence du revenu du Canada relatives aux dons de bienfaisance. Tous les dons reçus feront l’objet d’un reçu, d’un accusé de réception et d’une comptabilisation à des fins de vérification, d’historique et de reconnaissance.
- L’Institut Vanier ne peut accepter les dons soumis à des restrictions externes sans l’approbation du Comité des finances, de la vérification, des investissements et du risque (FAIR). Idéalement, tous les dons doivent correspondre aux besoins recensés par l’Institut Vanier.
- Si l’Institut Vanier estime que les souhaits d’une donatrice ou d’un donateur ne correspondent pas aux priorités mises de l’avant par l’Institut, on invitera la donatrice ou le donateur à préciser l’objectif de son don. Si les objectifs et les priorités de l’Institut ne cadrent pas avec les attentes de la donatrice ou du donateur, le don envisagé sera décliné avec reconnaissance.
- Avant d’accepter les dons suivants, et pour s’assurer qu’ils soient structurés convenablement, ceux-ci doivent être examinés et approuvés par le Comité FAIR :
- Dons immédiats de biens immobiliers
- Dons d’intérêts résiduels
- Fiducies résiduaires de bienfaisance
- Dons d’œuvres d’art (d’une valeur supérieure à 100 000 $)
- Dons en nature (d’une valeur supérieure à 100 000 $)
- Les dons doivent être accompagnés de toute information pertinente, y compris d’une copie de toute évaluation obtenue par la donatrice ou le donateur à ses frais. L’Institut Vanier se réserve par ailleurs le droit de procéder à sa propre évaluation.
- L’Institut Vanier ne versera aucune rente liée aux dons, mais il peut accepter des actifs d’une donatrice ou d’un donateur, en vertu d’une entente autorisant l’Institut à :
- utiliser une partie de l’actif pour acheter une rente commerciale versant un montant stipulé à la donatrice ou au donateur ou à un autre rentier ou une autre rentière;
- conserver le reste des actifs à des fins de bienfaisance.
- L’Institut Vanier n’agira pas comme fiduciaire des fiducies résiduaires de bienfaisance, et encouragera plutôt la donatrice ou le donateur à demander l’aide d’une société de fiducie ou d’un autre fiduciaire professionnel.
- L’Institut Vanier n’accepte généralement pas les dons de biens culturels certifiés, de titres de sociétés privées ou de participation dans des sociétés en commandite.
- Pour la création d’un fonds spécial au nom d’une personne, un don minimum de 5 000 $ est requis, à moins qu’une exception ne soit autorisée par le conseil d’administration.
- L’Institut Vanier accepte généralement les dons de bienfaisance en espèces ou effectués par chèque ou carte de crédit, ou encore sous forme de titres négociables, de dons en nature ou de dons différés, comme les legs testamentaires, les polices d’assurance-vie, les rentes viagères, les fiducies résiduaires de bienfaisance et tout autre type de don que le conseil d’administration pourrait approuver. Toute initiative en matière de développement, de projet ou d’activité doit être soumise à l’approbation du conseil d’administration.